Administration
Assistant IA (édition Advanced)
Ce que l'assistant propose sur chaque écran, qui peut le demander, ce qui part au modèle et ce qui n'y part jamais, le budget du mois et la façon dont vous gardez la décision.
Édition : Advanced L'assistant rédige et relit : il propose, vous décidez. Aucune proposition n'est enregistrée tant que vous ne l'avez pas reprise, puis enregistrée avec le bouton de l'écran. Cette page dit, écran par écran, ce qu'il propose, qui peut le demander et ce qui part au modèle. La liste complète de ce qui est envoyé est aussi dans Sécurité et confidentialité.
Capture à venir
Ce qui est commun à tous les écrans
- Le modèle. Un modèle de la famille Claude, appelé par Forge LLMs, un service d'Atlassian. L'app n'appelle aucun autre fournisseur.
- La mention. Une proposition porte la mention « Proposé par l'assistant ». Quand elle vient du modèle, une pastille ajoute « Générée par l'IA ». Quand le modèle n'a pas pu répondre, la pastille dit « Réponse standard » : c'est une réponse fixe de l'app, sans IA, avec la raison (voir plus bas).
- La décision est à vous. Sous la proposition : « Insérer », « Remplacer » ou « Ignorer » (ou, pour un formulaire, vous cochez les champs à reprendre). Le texte pris reste un brouillon dans le champ de l'écran ; il n'est enregistré que par le bouton d'enregistrement de cet écran, avec les droits de cet écran.
- Le journal. Chaque demande et chaque décision (reprise, remplacement, champs repris) est une ligne du journal, avec la fonction, l'objet et le nombre de jetons. Le texte envoyé et le texte reçu n'y sont pas.
- Édition. Hors Advanced, le bouton reste visible avec la mention « Édition Advanced » et ne déclenche aucun appel. Sans licence active, l'assistant ne répond pas non plus. L'essai de 30 jours comprend un aperçu de l'assistant, limité à environ 30 propositions (voir « Le budget du mois » plus bas). Voir Éditions et licence.
- Droits. L'assistant relit l'objet avec vos droits avant d'appeler le modèle. Si vous ne pouvez pas modifier ou lire l'objet, la demande est refusée (« Vous n'avez pas le droit d'utiliser l'assistant ici »).
- Délai. Le modèle a 20 secondes pour répondre. Au-delà : « L'assistant n'a pas répondu à temps (20 secondes) » et une réponse standard.
Ce que l'assistant propose, écran par écran
| Écran | Bouton | Ce qu'il propose | Qui peut le demander |
|---|---|---|---|
| Politiques, éditeur par sections | « Demander une proposition » (Rédiger, Compléter, Raccourcir, Rendre plus formel, Adapter à un référentiel actif) | Le texte d'une section | Qui modifie les politiques |
| Politiques, éditeur | « Suggérer des contrôles » | Des contrôles du catalogue que le texte appuie, chacun avec le passage cité | Qui modifie les politiques |
| Politiques, politique soumise | « Résumer pour l'approbateur » | Un résumé de ce qui a changé, section par section | Qui modifie ou approuve les politiques |
| Politiques, éditeur | « Proposer un logigramme » | Un logigramme de la section, à reprendre dans l'éditeur (Les logigrammes) | Qui modifie les politiques |
| Risques | « Proposer une rédaction » | Intitulé, menace, vulnérabilité, conséquence, actifs et contrôles, à partir d'une phrase | Qui modifie les risques |
| Risques | « Proposer une évaluation » | Vraisemblance et impact inhérents, traitement (réduire, transférer ou éviter), contrôles, vraisemblance et impact résiduels, avec une raison chacun | Qui modifie les risques |
| Contrôles, tiroir d'un contrôle | « Proposer une rédaction » | Le texte « Comment nous le mettons en œuvre » | Qui modifie la déclaration d'applicabilité, ou la personne à qui le contrôle est assigné |
| Déclaration d'applicabilité, panneau d'une ligne | « Proposer une justification » | La justification d'appliquer ou d'exclure l'exigence | Idem |
| Contrôles, pièces d'un contrôle | « Relire avec l'assistant » | Un avis (« Couvre ce qui est attendu », « Couvre en partie », « Ne couvre pas »), ce qui manque, des remarques | Qui lit les contrôles |
| Tests et suivi continu, test en échec ou en retard | « Expliquer l'échec » | La cause probable et les étapes à faire dans Jira | Qui lit les tests |
| Plan d'action, détail d'une tâche | « Expliquer cette tâche », « Suggérer des preuves » | Une explication, une liste de pistes de preuve | La personne assignée, ou qui lit les contrôles en entier |
Les droits s'entendent au sens de la matrice des droits : « modifier les politiques » est le droit de modifier du domaine Politiques, et ainsi de suite.
Ce que l'assistant ne fait pas :
- Il n'accepte jamais un risque. L'évaluation propose réduire, transférer ou éviter. Accepter un risque est la décision d'une personne, enregistrée à son nom, sous la règle de séparation des tâches.
- Il n'approuve rien, n'enregistre rien, ne crée ni ticket ni tâche, ne change aucun statut.
- Il ne lit pas le contenu d'un fichier de preuve. « Relire avec l'assistant » juge d'après le nom, le type, la date et, pour une requête Jira figée, la requête et le nombre de tickets. L'écran le dit : « Il ne lit pas le contenu d'un fichier ».
- Il n'invente pas d'identifiant. Un contrôle, un actif ou un niveau de risque que l'installation ne connaît pas est retiré de la réponse avant l'écran. Un niveau hors de la matrice de risques est ramené au niveau le plus haut de la matrice, et un niveau résiduel ne dépasse jamais l'inhérent.
Ce qui part au modèle, et ce qui n'y part pas
Le nettoyage, pour les dix fonctions récentes
Avant l'envoi, le texte passe par un nettoyeur commun :
- les adresses e-mail, les adresses web (dont les adresses Atlassian), les identifiants de compte Atlassian et les mentions
@nomsont retirés ; - les noms des personnes que l'appel connaît sont remplacés par leur rôle (« la personne responsable », « la personne qui demande »). Une personne est connue quand l'objet la nomme : le responsable et l'approbateur d'une politique, le responsable d'un risque ou d'un contrôle, les personnes assignées aux tâches d'un contrôle, et vous-même ;
- les champs qui portent une personne (responsable, auteur, approbateur, adresse, nom affiché) sont retirés de ce qui est envoyé, quoi qu'ils contiennent.
Limite. Le nettoyeur ne connaît que ces personnes. Le nom d'un collègue, d'un client ou d'un tiers écrit dans un texte libre, sans qu'il soit le responsable de l'objet, n'est pas retiré. Un prénom ou un nom de moins de quatre lettres, seul, n'est pas retiré non plus. Ne tapez pas de nom dans les champs qui partent au modèle.
Les deux fonctions anciennes (« Expliquer cette tâche » et « Suggérer des preuves ») sont nettoyées de la même façon : l'app n'envoie pas le responsable de la tâche, et retire du titre, de la description et du guide les adresses, les liens et les identifiants de compte. Un nom tapé dans ces textes part tel qu'il est écrit.
Ce que chaque fonction envoie
| Fonction | Envoyé au modèle | Jamais envoyé |
|---|---|---|
| Section de politique | Le titre de la politique, sa langue, le titre de la section, le texte de la section tel qu'il est dans l'éditeur (jusqu'à 20 000 caractères, sans ses logigrammes), l'action choisie, les noms des référentiels actifs | Les autres sections, les autres politiques, le responsable et l'approbateur |
| Contrôles suggérés | Le titre de la politique, le texte entier de la politique, la liste des contrôles du catalogue (identifiant et titre) | Le responsable et l'approbateur |
| Ce qui a changé | Le titre de la politique et, pour chaque section modifiée (30 au plus), son texte avant et après (20 000 caractères au plus chacun) | Les sections qui n'ont pas changé |
| Logigramme | Le titre et le texte de la section, les noms de rôles lus dans les sections de la politique enregistrée dont le titre parle de rôles ou de responsabilités (douze au plus, cinq mots chacun), la langue de la politique | Les logigrammes déjà dans la section, le reste du texte |
| Rédiger un risque | La phrase que vous tapez (1 000 caractères au plus), les actifs du registre (identifiant et nom, 200 au plus), les contrôles du catalogue (identifiant et titre) | Le responsable, la description des actifs, leur classification |
| Évaluer un risque | L'intitulé, la description (4 000 caractères au plus), les niveaux et l'appétence de la matrice, les actifs reliés au risque enregistré (identifiant et nom), les contrôles du catalogue | Le responsable |
| Mise en œuvre d'un contrôle | Le titre et la description du contrôle, les exigences qu'il couvre, le nom et le type des pièces rattachées (20 au plus ; pour une requête Jira figée, le début de la requête, 120 caractères), le titre et le statut des tâches (20 au plus), les réponses à l'évaluation et leurs notes (20 au plus, 300 caractères de notes chacune), l'état déclaré, le texte actuel | Le contenu des fichiers, les responsables des tâches |
| Justification de la déclaration | Le code et le titre de l'exigence, le référentiel, applicable ou non, la description du contrôle, le titre et l'état des contrôles qui la couvrent, le texte actuel du champ | Le responsable du contrôle |
| Relire une pièce | Ce que le contrôle attend, le titre du contrôle ; pour un fichier ou une référence : son nom (le nom d'origine du fichier), la date de dépôt, son type ; pour une requête Jira figée : la requête (400 caractères au plus), la période, la date de la dernière capture, le nombre de tickets et les dix premières clés de tickets | Le contenu du fichier, son adresse, la personne qui l'a déposé |
| Expliquer l'échec d'un test | Le nom du test, son type de source, son dernier résultat (statut, code de raison, mesure), la date depuis laquelle il échoue, les titres des contrôles qu'il vérifie (cinq au plus) | Les personnes, les tickets |
| Expliquer une tâche, Suggérer des preuves | Le titre, la description et le guide de mise en œuvre de la tâche, la piste de preuve rédigée par nous, les exigences couvertes, le statut, la priorité, le cycle de revue | Le responsable de la tâche, les preuves, leurs fichiers |
Dans tous les cas, rien d'autre ne part : ni le journal d'audit, ni les revues d'accès, ni le personnel, ni les fournisseurs, ni les incidents.
Le texte envoyé est présenté au modèle comme une donnée, avec la consigne de ne suivre aucune instruction qui s'y trouverait. La réponse doit respecter une forme précise ; une réponse qui ne la respecte pas n'est jamais affichée : vous recevez la réponse standard.
Le budget du mois
- Le modèle consomme des jetons. Par défaut, l'app en autorise 750 000 par mois et par installation (mois civil, en UTC). Une même personne ne peut en consommer que 40 % : elle ne peut pas vider la part des autres.
- Pendant l'essai de 30 jours, l'assistant est ouvert avec un aperçu limité à environ 30 propositions : un budget de 100 000 jetons pour toute la durée de l'essai, et non par mois. Ce budget ne repart pas à zéro au changement de mois (un essai de 30 jours en couvre souvent deux). La part personnelle de 40 % s'y applique aussi. Une fois épuisé, vous recevez la réponse standard et l'écran dit « L'essai de l'assistant est terminé : l'assistant IA est inclus dans l'abonnement Advanced payant. Le reste de l'app fonctionne normalement. » ; aucune date de remise à zéro n'est annoncée, car il n'y en a pas. Les autres fonctions Advanced restent ouvertes.
- Une proposition donnée par le modèle affiche « N jetons restants ce mois-ci ». Quand le nombre n'est pas connu, ou quand la demande a été refusée (réponse standard), la ligne n'est pas affichée : il n'y a rien à compter.
- Ce budget est fixé par l'éditeur de l'app pour tous les sites. Il n'y a pas de réglage dans l'app, ni pour le changer ni pour couper l'assistant.
Quand la limite est atteinte
Il y a deux limites, et l'écran dit laquelle :
- Le budget du site est épuisé : « Le budget d'IA du site est épuisé ce mois-ci. Le compteur repart le 1er du mois prochain (UTC) ; d'ici là, la réponse est standard, sans modèle. Le reste de l'app fonctionne normalement. »
- Votre part personnelle est épuisée : « Votre part du budget d'IA est épuisée ce mois-ci. Le compteur repart le 1er du mois prochain (UTC) ; d'ici là, la réponse est standard, sans modèle. Vos collègues gardent leur propre part ; le reste de l'app fonctionne normalement. »
Dans les deux cas :
- le compteur repart à zéro le 1er du mois suivant, à minuit UTC (le mois est celui du temps universel, pas celui de votre fuseau) ;
- jusqu'à cette date, chaque demande reçoit la réponse standard, calculée par l'app sans modèle (voir plus bas) ;
- le reste de l'app fonctionne normalement : rien d'autre n'est limité ;
- il n'existe pas de recharge : on ne peut pas racheter des jetons ni relever la limite depuis l'app, et aucun administrateur ne peut le faire. Il faut attendre le 1er du mois suivant.
Quand vous recevez une réponse standard
La pastille dit « Réponse standard » et une phrase donne la raison :
| Raison affichée | Ce qui s'est passé |
|---|---|
| « L'assistant IA fait partie de l'édition Advanced. » (« Cette fonction fait partie de l'édition Advanced. » sur le bouton) | L'installation n'a pas l'édition Advanced, ou la licence n'est pas active |
| « L'essai de l'assistant est terminé : l'assistant IA est inclus dans l'abonnement Advanced payant. Le reste de l'app fonctionne normalement. » | La licence est un essai et son budget est épuisé |
| « Le budget d'IA du site est épuisé ce mois-ci. Le compteur repart le 1er du mois prochain… » | Voir « Quand la limite est atteinte » |
| « Votre part du budget d'IA est épuisée ce mois-ci. Le compteur repart le 1er du mois prochain… » | Voir « Quand la limite est atteinte » |
| « L'assistant n'est pas disponible sur ce site. » | Le modèle n'est pas disponible pour cette installation |
| « Le compteur d'IA est indisponible. » | Le décompte des jetons ne répond pas : rien n'est envoyé |
| « L'assistant n'a pas pu répondre. » | Le modèle a échoué |
| « La réponse de l'assistant n'était pas exploitable. » | Le modèle a répondu, mais pas dans la forme attendue |
La réponse standard est calculée par l'app, sans modèle : un squelette à compléter pour une section (« À rédiger : … »), un repérage par mots pour les contrôles suggérés, la liste des écarts pour « ce qui a changé », une chaîne des étapes listées pour un logigramme, les valeurs médianes de la matrice pour une évaluation (« à évaluer par une personne »), et jamais mieux que « Couvre en partie » pour une pièce. Ce n'est pas une proposition de l'IA : l'écran ne la présente pas comme telle.
Où se règle la langue
Les propositions sont écrites dans la langue de l'installation (Langue). Pour une section de politique et un logigramme, c'est la langue de la politique qui compte.
Limites connues
- L'assistant juge sur ce qu'on lui envoie. Un avis sur une pièce qui ne repose que sur un titre est dit « partiel » ; ce n'est pas un avis d'auditeur.
- Il ne remplace pas la relecture : le texte qu'il propose est un brouillon, et une proposition peut être fausse.
- Où le modèle traite la demande et combien de temps Atlassian la garde n'a pas été vérifié pour cette app : voyez la documentation de Forge LLMs.
- Le résultat ne dit jamais qu'une organisation est conforme à une norme.
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