Plan d'action

À quoi sert l'écran#

Chaque tâche peut avoir un ticket Jira, des preuves (références, fichiers, requêtes Jira figées) et l'aide d'un assistant IA. Une tâche passe par quatre statuts : « À faire », « En cours », « Mise en œuvre » et « Vérifiée ».

En haut, le bloc « Préparation » donne le pourcentage global et par référentiel, et le nombre de tâches « Vérifiées », « En cours » et « À faire ».

Qui peut faire quoi#

Pas à pas#

Trouver une tâche#

1. Utilisez « Afficher », « Priorité » (« Critique », « Haute », « Moyenne », « Basse »), « Référentiel », ou les filtres « En retard » et « Preuve à renouveler ». « Réinitialiser » les efface.
2. Triez en cliquant sur un en-tête de colonne : « Tâche », « Priorité », « Statut », « Échéance », « Preuves ».
3. Cliquez sur « Détail » pour ouvrir une tâche : « Description », « Comment faire », « Exigences liées ».

Changer le statut d'une tâche#

1. Choisissez le nouveau statut dans la liste de la ligne.
2. L'écran affiche « Enregistrement… » puis « Enregistré ».
3. Si la tâche a un ticket Jira, son statut suit (voir plus bas).

Les tickets Jira#

1. Dans le bloc « Tickets Jira », vérifiez le projet (« Projet : SEC »). S'il manque, cliquez sur « Choisir un projet », puis « Enregistrer ». Pour en changer, cliquez sur « Changer de projet ».
2. Cliquez sur « Créer les N tickets » (ou « Créer le ticket »). L'app crée jusqu'à 8 tickets à la fois, une tâche = un ticket. S'il en reste, relancez : rien n'est créé en double.
3. Si l'écran dit que des tickets sont en cours de création ailleurs, patientez deux minutes avant de relancer.
4. Cliquez sur la clé d'un ticket pour l'ouvrir dans Jira.

Synchronisation dans les deux sens.

• De l'app vers Jira : le statut d'une tâche change le statut de son ticket (À faire, En cours, Terminé). L'app utilise votre identité Jira. Si votre droit de transition ou le workflow du ticket l'interdit, l'écran dit « Le statut est enregistré, mais le ticket Jira n'a pas pu suivre ». Quand c'est une règle du workflow qui refuse la clôture (par exemple « Pas de clôture sans preuve », voir plus bas), l'écran le dit et donne la marche à suivre : « Jira a refusé la clôture […] Ajoutez une preuve, puis changez le statut de la tâche et remettez-le sur « Vérifiée » ». Le statut de la tâche reste enregistré ; le ticket reste où il était.
• De Jira vers l'app : passer un ticket à « En cours » ou « Terminé » dans Jira fait avancer sa tâche. « Terminé » donne « Mise en œuvre » : la vérification se fait toujours dans l'app. L'écran indique « Modifié dans Jira » avec la personne et la date.
• Si un ticket d'une tâche vérifiée est rouvert dans Jira, la tâche reste vérifiée et l'écran affiche « Ticket rouvert dans Jira ».
• Les tickets déjà créés restent dans leur projet d'origine quand vous changez de projet.

Dans Jira même : le panneau du ticket, le gadget et la règle de clôture#

• Le panneau d'un ticket. Sur un ticket créé par l'app, le menu « ••• » de la vue du ticket propose « NexusGRC Compliance ». Le panneau montre le statut de la tâche, ses exigences avec leurs codes (ISO 27001, SOC 2), ses contrôles de l'annexe A, le nombre de preuves avec les plus récentes (nom, type, date) et un avertissement si elle n'en a aucune. Il est en lecture seule : les preuves s'ajoutent dans l'app, qu'ouvre le bouton « Ouvrir dans NexusGRC Compliance ». Sur un autre ticket, il dit que le ticket ne concerne pas la conformité. Jira ne montre ce panneau que dans la nouvelle vue de ticket, et son bouton qu'aux personnes qui peuvent modifier le ticket.
• Le gadget de tableau de bord. « NexusGRC Compliance » s'ajoute à un tableau de bord Jira. Il reprend les chiffres de la page « Accueil » : préparation par référentiel, tâches en retard, preuves à renouveler. Il n'a pas de réglage.
• La règle « Pas de clôture sans preuve ». Un administrateur Jira la pose comme validateur sur la transition de son choix (par exemple vers « Terminé »). Elle refuse la transition d'une tâche de l'app qui n'a aucune preuve (fichier, référence ou requête Jira figée), avec un message qui dit quoi faire ; tout autre ticket passe. Si l'app ne peut pas répondre (panne, réponse trop lente), ou si le ticket vient d'être déplacé dans un autre projet, la transition est acceptée : bloquer les workflows d'une équipe à cause d'une panne coûte plus cher qu'une clôture non vérifiée, et celle-ci se voit déjà dans le tableau de bord et dans le dossier d'audit. Sans licence active, l'app est en lecture seule et refuse d'ajouter une preuve : la règle accepte alors la transition, sinon rien ne débloquerait le ticket. Jira ne donne la licence qu'aux apps payantes en production ; en développement ou pour une app gratuite, la règle s'applique toujours. Par défaut, Jira ne propose ce type de règle que dans les projets gérés par l'entreprise.

Ajouter une preuve#

Dans le « Détail » de la tâche, bloc « Preuves » :

1. Choisissez le « Type » : « Document », « Lien », « Capture », « Rapport », « Attestation », « Ticket » ou « Autre ».
2. Donnez un « Nom de la preuve » (un titre de document, une clé de ticket, le nom d'une page).
3. Indiquez, si vous voulez, une « Adresse (facultative) » en https://, sans espace ni identifiant.
4. Ou joignez un fichier (« Joindre un fichier (facultatif) ») : 25 Mo au plus, en PDF, image, Word, Excel, PowerPoint, CSV, texte ou ZIP. Un fichier ou une adresse, pas les deux.
5. Cliquez sur « Ajouter la preuve ». Une preuve ne peut pas encore être retirée, et une tâche en porte 100 au plus.

Pour récupérer un fichier, cliquez sur « Télécharger ». Voyez aussi Preuves.

Figer une requête Jira#

Une requête Jira peut servir de preuve : la liste des tickets qu'elle sélectionne est figée à une date, avec une empreinte. Dans le « Détail », bloc « Requêtes Jira » :

1. Dans « Ajouter une requête Jira », saisissez la « Requête JQL ».
2. Indiquez la période (« Du », « Au »), qui porte sur la date de création des tickets. Vous pouvez demander de la refaire tous les N jours.
3. Cliquez sur « Aperçu » : l'app compte les tickets et montre les dix premiers, avec la « Requête exécutée ».
4. Cliquez sur « Ajouter la requête ». Une tâche porte 20 requêtes au plus.
5. Cliquez sur « Figer maintenant » : l'app enregistre les clés des tickets (1 000 au plus), leur nombre et une empreinte. Le résultat peut être « complète » ou « partielle » si la liste a été tronquée.
6. Le badge dit « À jour », « À refaire » ou « Jamais figée ». Quand vous fermez une tâche qui a une requête non figée ou à refaire, l'écran vous le rappelle.

La requête s'exécute avec vos droits Jira : vous ne figez que ce que vous pouvez voir. L'app ne garde ni titre ni statut de ticket, seulement les clés, le nombre et l'empreinte.

Figer une preuve Jira Service Management (édition Advanced)#

Deux preuves que les auditeurs ISO 27001 demandent viennent de Jira Service Management. Elles se préparent dans le même formulaire « Ajouter une requête Jira » : le champ « Type de requête » propose « Requête libre », « Changements approuvés » et « Incidents résolus ».

1. Choisissez « Changements approuvés » (les demandes du service desk qui ont une approbation accordée et qui ont été résolues sur la période, A.8.32) ou « Incidents résolus » (les demandes des types choisis résolues sur la période, A.5.24 à A.5.28).
2. Choisissez le « Service desk ». Pour les incidents, cochez les « Types de demande qui comptent comme incidents » (20 au plus).
3. Indiquez la période. Elle porte sur la date de résolution des demandes (et non sur leur création, comme pour une requête libre).
4. Cliquez sur « Aperçu », puis « Ajouter la requête », puis « Figer maintenant ». L'app construit la requête JQL et la fait valider par Jira ; « Requête exécutée » la montre.

Le gel garde au plus 100 demandes par preuve, avec leurs approbations (décision, date, identifiants des approbateurs ; les noms sont relus à l'affichage) et, pour les incidents, les dates de création et de résolution. Au-delà de 100, la preuve le dit (« partielle : les 100 premières demandes sur N ») au lieu de couper en silence. « Voir les N demandes figées » ouvre le tableau. Le calcul d'empreinte est celui des autres requêtes figées.

À savoir :

• Les préréglages n'apparaissent que si vous voyez au moins un service desk JSM sur le site ; sinon l'écran dit pourquoi. Si JSM refuse la lecture d'un service desk ou d'une demande, rien n'est figé.
• En édition Standard, le choix d'un préréglage porte la mention « Édition Advanced » au lieu d'échouer, et la « Requête libre » reste permise. Un instantané JSM déjà figé reste lisible et exportable : on bloque l'action, pas la donnée.
• Le dossier d'audit garde une ligne par instantané (requête, période, nombre, empreinte) : il ne reprend pas encore chaque demande ni ses approbations.

L'assistant IA#

Dans le « Détail » de la tâche, bloc « Assistant » (étiquette « Édition Advanced ») :

1. Cliquez sur « Expliquer cette tâche » ou « Suggérer des preuves ».
2. La réponse est marquée « Généré par IA, à relire ». Relisez-la : elle n'est ni enregistrée ni appliquée.
3. Si l'IA ne peut pas répondre, vous obtenez une « Réponse type », avec la raison : édition non incluse, budget du mois atteint, ou erreur.

Voyez ce que l'IA voit.

Ce que l'auditeur en tirera#

• Un plan daté, avec un responsable, un statut et une échéance par tâche.
• Des preuves rattachées à chaque exigence, avec leur auteur et leur date.
• Des requêtes Jira figées, vérifiables par leur empreinte (dont, en édition Advanced, les changements approuvés et les incidents résolus de Jira Service Management).
• Chaque changement de statut est dans le journal.

Limites connues#

• Un ticket supprimé dans Jira laisse un lien mort. L'app le signale mais ne permet pas encore de le détacher.
• Une transition de ticket qui exige un champ obligatoire échoue.
• Si la recherche Jira est aveugle plus de deux minutes après une création interrompue, un second ticket peut être créé.
• Pas encore de ticket pour une tâche mise de côté.
• Le panneau du ticket est en lecture seule et n'ouvre pas la tâche elle-même : son bouton ouvre l'app, où vous retrouvez la tâche.
• Une preuve ne peut pas être retirée ; un fichier de preuve ne peut pas être supprimé.
• Les préréglages JSM ne figent que 100 demandes par preuve, et leur détail n'est pas dans le dossier d'audit.
• L'assistant ne répond que si l'édition Advanced est active et dans la limite du budget mensuel.