Référence des écrans
Politiques
Le texte en vigueur, la révision en cours, l'approbation et les accusés de lecture de chaque politique.
À quoi sert l'écran
Les accusés de lecture de l'app (« lire et accepter ») sont la seule source des accusés que lit aussi la page Personnel et formation.
États : « Brouillon », « En approbation », « En vigueur », « Revue à faire », « Revue en retard », « Expirée », « Retirée ».
Qui peut faire quoi
| Action | Lecteur | Responsable conformité | Administrateur Jira |
|---|---|---|---|
| Lire les politiques, accepter celles qui vous visent | oui, celles qui sont en vigueur et qui vous sont adressées | toutes | toutes |
| Créer, modifier, soumettre, réviser, retirer | non | oui | oui |
| Approuver, renvoyer en brouillon, marquer comme relue | non | oui, si approbateur désigné | idem |
| Télécharger en Word ou en PDF | oui | oui | oui |
| Demander une proposition à l'assistant Édition : Advanced | non | oui | oui |
Pas à pas
Écrire et faire approuver
- « Nouvelle politique » : choisissez un modèle (écrit en français et en anglais) ou une page blanche. Le modèle est copié ; la politique ne le suit pas ensuite. Titre, type de document (politique, procédure ou standard), langue, texte, intervalle de revue (30 à 1 095 jours, un an par défaut), expiration facultative. Le texte s'écrit section par section, avec des logigrammes pour une procédure : voir Écrire une politique ou une procédure par sections et Les logigrammes.
- Choisissez l'audience : tout le monde, ou des personnes nommées, et si un accusé de lecture est demandé.
- Désignez le responsable (vous par défaut) et l'approbateur : sans approbateur désigné, on ne peut pas soumettre.
- « Soumettre à l'approbation ». L'approbateur lit le texte et clique sur « Approuver ». La politique est « En vigueur », avec la version, l'approbateur, la date et une empreinte du texte approuvé.
- Si la personne qui approuve est aussi le responsable ou la personne qui a soumis, le serveur refuse, sauf pour un administrateur (rôle Administrateur ou administrateur Jira). Dans ce cas la politique porte la mention « Approuvée par son propre responsable ou par la personne qui l'a soumise : la séparation des tâches n'est pas assurée, et l'auditeur le verra. »
Réviser une politique en vigueur
« Démarrer une révision » ouvre une nouvelle version sans toucher à la version en vigueur, qui garde son texte et ses accusés jusqu'à l'approbation de la révision. L'approbation d'une révision relance les accusés de lecture. Les versions précédentes restent dans « Versions précédentes ».
Lire et accepter
Sous « À lire et accepter », les politiques en vigueur qui attendent votre accord. Dans le tiroir, lisez le texte, cochez la case « J'ai lu la version N de cette politique et je l'accepte », puis « Lire et accepter ». Si une version plus récente a été approuvée pendant que vous lisiez, la page se relit : lisez la nouvelle version avant d'accepter.
Télécharger une copie
Dans le tiroir, « Télécharger en Word » et « Télécharger en PDF » donnent la version affichée sous forme de fichier, avec une page de garde et l'empreinte au pied de chaque page. Chaque téléchargement est une ligne du journal. Voir Télécharger une politique en Word et en PDF.
Revue
« Marquer comme relue » enregistre une relecture sans changement : la prochaine revue repart de la date du jour. « Retirer la politique » la sort de la vigueur, arrête les accusés et abandonne la révision en cours.
Limites connues
- La page Confluence liée n'est qu'un lien : l'app ne la lit ni ne l'écrit.
- L'app ne dit pas qu'une politique est conforme à une norme : elle garde le texte, l'approbation et les accusés.
- Le texte complet de chaque version est gardé dans l'app (60 000 caractères au plus par version).
- Le brouillon non enregistré est gardé dans votre navigateur, pas dans l'app.
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