Écrire une politique ou une procédure par sections

Rôle : Responsable conformité Cette page détaille l'éditeur de texte de l'écran Politiques. Le cycle complet (soumettre, approuver, faire accepter, réviser) est dans Le cycle d'une politique.

Capture à venir

Trois types de document#

À la création, « Type de document » vaut Politique, Procédure ou Standard. Une procédure décrit des étapes et peut contenir un logigramme ; un standard fixe une exigence technique. Le type ne change pas quand vous ouvrez une révision. Le registre se filtre par type.

Les modèles#

« Nouvelle politique » propose un modèle ou une page blanche. Le modèle est copié : le document ne le suit pas ensuite, et le texte est le vôtre. Chaque modèle existe en français et en anglais, est volontairement court et ne cite aucune norme.

Le texte d'un modèle de politique a cinq sections : Objet, Périmètre, Principes, Rôles et responsabilités, Exceptions et revue. Celui d'un modèle de procédure en a sept : Objet, Périmètre, Déclencheur, Rôles et responsabilités, Étapes (numérotées), Logigramme (dessiné à partir de ces étapes) et Enregistrements. Relisez-le : ce que le modèle dit des rôles et des étapes est un point de départ, pas la description de votre organisation.

L'éditeur par sections#

Le texte reste un seul document en markdown, versionné et approuvé d'un bloc. Une section est un titre ## du texte : l'éditeur la montre à part pour que vous écriviez section par section.

1. Ouvrez la politique et modifiez-la. Le « Plan des sections » liste les sections ; un compteur donne les caractères de la section et ceux du texte entier (60 000 au plus).
2. « Ajouter une section » propose des modèles de section selon le type du document : Objet, Périmètre, Rôles et responsabilités, Exigences, Exceptions, Sanctions, Revue et mise à jour pour une politique ou un standard ; Objet, Périmètre, Déclencheur, Rôles et responsabilités, Étapes, Logigramme, Enregistrements, Revue et mise à jour pour une procédure. « Section libre » ajoute une section sans modèle.
3. Montez, descendez ou supprimez une section. La suppression demande confirmation et ne devient définitive qu'à l'enregistrement.
4. Enregistrez. Un texte enregistré passe, comme avant, par la soumission et l'approbation ; la version, l'empreinte et l'historique portent sur le texte entier.

Brouillon sur votre appareil. Tant que vous n'avez pas enregistré, le texte est gardé dans votre navigateur. Si vous revenez sur la politique, l'éditeur dit « Un brouillon non enregistré du … existe pour ce texte » et propose « Reprendre le brouillon » ou « Supprimer le brouillon ». Ce brouillon n'est pas dans l'app : un autre navigateur ou un autre appareil ne le voit pas, et il ne survit pas à un navigateur qui efface ses données.

Ce que l'éditeur affiche pendant que vous écrivez#

• Couverture. Les exigences des contrôles liés à la politique, face au texte : celles que le texte aborde, celles qu'il n'aborde pas. C'est un repérage par mots, sans IA : il se recalcule à chaque frappe, et c'est une personne qui confirme. Sans contrôle lié, l'éditeur le dit.
• Contrôles suggérés. Le bouton « Suggérer des contrôles » demande à l'assistant les contrôles du catalogue que le texte appuie, chacun avec le passage cité. L'éditeur vérifie que le passage est bien dans le texte (sinon : « Passage non retrouvé dans le texte : à vérifier avant de lier »). Cochez les contrôles voulus, « Lier les contrôles cochés », puis enregistrez la politique.
• Rédiger cette section avec l'assistant. Cinq actions : Rédiger, Compléter, Raccourcir, Rendre plus formel, Adapter à un référentiel actif. « Insérer » ajoute la proposition à la suite du texte de la section ; « Remplacer » prend sa place (les logigrammes de la section restent). La politique doit avoir été enregistrée une fois. Ce qui part au modèle est dans la page de l'assistant.

Pour l'approbateur : ce qui a changé#

Quand une politique ou une révision est soumise, le tiroir affiche « Ce qui a changé » à qui peut la modifier ou l'approuver : le texte soumis face à la version en vigueur, section par section (section ajoutée, supprimée, modifiée, avec le texte avant et après). L'écart est calculé sans IA ; une première version est présentée comme entièrement nouvelle. Le bouton « Résumer pour l'approbateur » demande à l'assistant un résumé de cet écart. Le résumé aide à ouvrir la bonne section ; il ne remplace pas la lecture.

Ce que l'app ne fait pas#

• Elle ne dit pas qu'un texte est conforme à une norme. La couverture compte des mots, pas des obligations.
• Elle ne garde pas plus de 60 000 caractères par version.
• Elle ne partage pas le brouillon entre deux appareils.
• Elle ne lit ni n'écrit la page Confluence liée.