Télécharger une politique en Word et en PDF

Une politique ou une procédure se télécharge en Word (.docx) ou en PDF, pour la donner à quelqu'un qui n'a pas accès à Jira, la faire relire ou la garder. Les deux formats sont dans les deux éditions, et sans licence active : c'est une lecture.

Télécharger#

Capture à venir

1. Ouvrez la politique dans l'écran Politiques ; dans le tiroir, la section « Télécharger une copie » porte deux boutons.
2. Cliquez sur « Télécharger en Word » ou « Télécharger en PDF ». Le message « Préparation du fichier… » s'affiche, puis « Le fichier Word est prêt » (ou « PDF »).
3. Le fichier s'appelle titre-sans-accents-vN.docx (ou .pdf) : le titre de la politique sans accents ni signes, puis son numéro de version.

Qui peut le faire : toute personne qui peut lire les politiques (le droit de lecture du domaine Politiques), donc le lecteur comme le responsable conformité.

Le fichier reprend le texte affiché dans le tiroir : la version en vigueur d'une politique approuvée, ou le texte en cours tant qu'aucune version n'est approuvée. Le texte d'une révision non encore approuvée n'est pas dans ce fichier.

Ce que contient le fichier#

• Une page de garde : le type (Politique, Procédure, Standard), le titre, puis la version, l'état, le propriétaire, l'approbateur, la date d'approbation, la prochaine revue et l'empreinte courte du texte approuvé. Ce que l'app ne sait pas est écrit « Non renseigné ». Le propriétaire et l'approbateur y sont nommés (leur nom dans Jira) : la copie qui sort de l'app contient ces deux noms.
• Le texte : les titres, les paragraphes, les listes (jusqu'à trois niveaux), les tableaux, le gras, l'italique et le code. Un lien garde ses mots et perd son adresse : rien n'est cliquable.
• Les logigrammes : le dessin (une image), son titre, puis « Forme texte », la liste numérotée de ses étapes. Si le navigateur ne sait pas faire l'image, le fichier garde la forme texte seule : il reste complet.
• Un pied de page sur toutes les pages : « Version n · état · empreinte » et « Page x / y ». Une ligne « Document généré le … » indique le jour du téléchargement.
• La langue du document, pas celle de l'écran : un texte de politique écrit en anglais donne un fichier en anglais (page de garde comprise), même si vous lisez l'app en français. Celui qui lit la copie n'est pas celui qui a cliqué.

Le fichier est fabriqué dans votre navigateur. Il ne part vers aucun serveur ni vers l'assistant IA.

Les limites du PDF#

Le PDF utilise la police standard Helvetica, qui couvre les lettres latines accentuées, les guillemets français, €, … et les tirets. Les caractères qu'elle n'a pas (arabe, chinois, émojis, certains symboles) sont remplacés par ¤, et le bouton le dit : « 2 caractères absents de l'alphabet du PDF ont été remplacés par ¤. Le fichier Word garde tous les caractères ». Quelques signes ont un équivalent : → devient ->, ≥ devient >=. Si votre texte contient des caractères hors de cet alphabet, prenez le fichier Word.

Ce que le journal en garde#

Chaque téléchargement ajoute au journal une ligne « Politique téléchargée », avec la politique, la version et le format. Jamais le contenu. La ligne est écrite avant la remise du fichier : si le journal ne répond pas, aucun fichier n'est remis (« Le téléchargement n'a pas pu être noté dans le journal : aucun fichier n'a été remis. Réessayez. »). Le serveur refuse une version qui n'est ni celle en vigueur ni celle en cours de rédaction.

À savoir. Si vous lancez deux téléchargements à quelques secondes d'écart, le navigateur peut retenir le second et vous demander d'autoriser les téléchargements multiples. Autorisez-les, ou relancez le second seul.

Le PDF des politiques approuvées, dans le dossier d'audit#

Édition : Advanced Le dossier d'audit contient un dossier politiques/ avec le PDF de chaque politique et de chaque procédure approuvée, à la version en vigueur au moment de la génération. Un brouillon, une version en attente d'approbation, une révision non approuvée et une politique retirée n'y sont pas.

• Chaque PDF a sa ligne et son empreinte SHA-256 dans le manifeste.json, qui dit aussi politiques : « incluses » et le nombre de fichiers. Le LISEZMOI.txt le mentionne.
• Deux politiques qui ont le même titre et la même version reçoivent un numéro après le nom.
• Le PDF est fait comme celui du tiroir, dans la langue de chaque politique.
• Un compte qui peut exporter le journal mais pas lire les politiques reçoit un dossier qui le dit (« non lues », avec le motif) ; toute autre panne de lecture des politiques arrête la génération du dossier.
• Sans politique ni procédure approuvée, le dossier n'a pas de fichier de politique, et le LISEZMOI.txt le dit.

Ce que l'app ne fait pas#

• Elle n'envoie pas le fichier : c'est à vous de le remettre.
• Elle ne signe pas le fichier. L'empreinte permet de comparer la copie au texte approuvé dans l'app ; elle ne remplace pas une signature.
• Elle ne suit pas ce qui arrive à la copie une fois téléchargée.