Importer et exporter par modèles Excel

Rôle : Responsable conformité Cinq écrans acceptent un modèle Excel : on le télécharge, on le remplit, on l'importe. Rien n'est écrit avant que vous ayez vu le résultat ligne par ligne et confirmé. Les mêmes modèles servent d'export : on télécharge les données actuelles dans le même format, on les corrige, on les réimporte.

Capture à venir

Où et qui#

Les boutons n'apparaissent qu'à qui a le droit. Les deux éditions y ont accès. L'aperçu marche aussi avec une licence inactive ; l'écriture demande une licence active (« Votre licence ne permet pas d'écrire pour le moment : la vérification fonctionne, pas l'écriture »).

Pas à pas#

1. Sur l'écran, cliquez sur « Importer ». La fenêtre propose « Télécharger le modèle vide » et « Télécharger les données actuelles ».
2. Ouvrez le fichier .xlsx dans Excel. Il a trois feuilles :
   • Instructions : comment faire, les règles de l'objet et la liste des colonnes (les obligatoires sont marquées d'une étoile) ;
   • Données : une ligne par objet, sous les en-têtes. Ne modifiez pas la première ligne ;
   • Référence : les valeurs permises, les contrôles (identifiant et titre), les actifs ou les exigences, selon l'objet.
3. Remplissez la feuille « Données ». Les colonnes à valeurs fermées sont des listes déroulantes. Les personnes se désignent par leur adresse e-mail Jira, les dates s'écrivent AAAA-MM-JJ, les listes (contrôles, actifs) se séparent par un point-virgule. Les lignes vides ou d'exemple sont ignorées.
4. Revenez dans l'app, « Choisir un fichier .xlsx ». L'app lit le fichier dans votre navigateur, puis envoie les lignes pour les faire vérifier.
5. L'aperçu compte les lignes « À créer », « À modifier », « Sans changement » et « Refusées ». Chaque ligne refusée est dans un tableau (Ligne, Colonne, Motif). Rien n'est encore écrit.
6. « Importer N lignes » écrit les lignes acceptées. Les lignes refusées ne sont pas écrites. À la fin : « Import terminé : N créées, N modifiées, N refusées ».

Créer ou modifier : la colonne « Identifiant »#

• Identifiant vide : la ligne crée un objet.
• Identifiant rempli : la ligne modifie l'objet qui porte cet identifiant. « Télécharger les données actuelles » fournit les lignes avec leur identifiant.
• Pour les contrôles et la déclaration d'applicabilité, la première colonne nomme l'élément à renseigner (l'identifiant du contrôle, le code de l'exigence : voir la feuille « Référence ») ; elle est obligatoire.
• Une cellule vide d'une ligne qui modifie est une valeur vide, pas « ne pas changer ». Partez des données actuelles plutôt que d'un fichier à moitié rempli.

Ne pas créer en double#

Les lignes sans identifiant reçoivent un identifiant calculé à partir de l'empreinte du fichier et du numéro de ligne.

• Relancer le même fichier, tel quel, après une interruption ne crée rien en double : ce qui est déjà écrit est laissé en l'état.
• Un fichier modifié, même d'une seule cellule ou simplement réenregistré par Excel, a une autre empreinte : ses lignes sans identifiant sont créées une seconde fois.
• Pour corriger les lignes refusées, mettez-les dans un nouveau fichier qui ne contient qu'elles, plutôt que de rouvrir le premier. Pour modifier ce qui est déjà importé, partez de « Télécharger les données actuelles » : les lignes y portent leur identifiant.
• Deux lignes d'un même fichier qui nomment le même objet, ou deux lignes de création identiques, sont refusées : la première est gardée.

Ce que l'import vérifie#

Chaque ligne est jugée avec les règles de l'écran de l'objet, et écrite avec la même ligne de journal que celui-ci. Parmi les motifs de refus :

• valeur obligatoire manquante, texte trop long, valeur hors de la liste, nombre hors des bornes, date non reconnue, réponse autre que Oui ou Non ;
• personne introuvable dans Jira avec cette adresse, ou plusieurs personnes pour la même adresse ;
• identifiant inconnu ou mal formé, contrôle ou actif inconnu (ou plusieurs actifs de même nom : utilisez l'identifiant) ;
• pour un risque : « Un risque atténué s'appuie sur au moins un contrôle », niveau hors de la matrice de l'installation, risque résiduel plus haut que l'inhérent, risque résiduel au-dessus de l'appétence sans acceptation ;
• « La personne responsable d'un risque ne l'accepte pas elle-même » : l'acceptation d'un risque ne s'importe pas. C'est une décision d'une personne, prise dans l'écran Risques ;
• pour la déclaration : « La déclaration est approuvée : démarrez une nouvelle révision avant d'importer » ;
• « Modifié entre-temps par quelqu'un d'autre : relancez ».

L'état de mise en œuvre d'une exigence vient des contrôles : il ne s'importe pas. Le texte « Comment nous le mettons en œuvre » d'un contrôle n'est pas une colonne du modèle : il se rédige dans le tiroir du contrôle.

Les personnes#

Une personne se désigne par son adresse e-mail Jira. L'app la cherche dans l'annuaire Jira avec vos droits : votre compte doit avoir la permission « Parcourir les utilisateurs et les groupes ». Sinon l'aperçu le dit, et les lignes concernées restent sans responsable (« Responsable non retrouvé »). À l'export, une personne s'écrit par son e-mail quand Jira l'affiche, par son identifiant de compte sinon.

Les limites#

• 5 Mo et 2 000 lignes au plus par fichier. Au-delà : « Le fichier dépasse 5 Mo » ou « Le fichier a plus de 2000 lignes (N). Coupez-le en plusieurs fichiers. ».
• Un classeur Excel .xlsx seulement. Le fichier est refusé s'il est trop gros une fois décompressé ou s'il contient des déclarations qu'on ne lit pas.
• Les formules ne sont jamais calculées par l'app : une cellule de formule vaut le résultat qu'Excel a enregistré avec elle, et un texte qui commence par = reste un texte.
• Les colonnes que le modèle n'a pas sont ignorées, et l'aperçu les nomme. Les en-têtes se reconnaissent sans tenir compte des majuscules et des accents, en français comme en anglais ; le modèle est écrit dans la langue de l'écran.
• Les lignes sont vérifiées par paquets de 100 et écrites par paquets de 50. Si l'écriture s'arrête (délai, service qui ne répond pas), l'app le dit (« L'import s'est arrêté avec N lignes non écrites ») : relancez le même fichier pour écrire la suite.
• L'export des actifs ne contient que ceux du registre léger qui ont une classification.

Ce que le journal en garde#

Une ligne « Import par modèle terminé » par fichier et par résultat : l'objet, le nombre de lignes créées, modifiées et refusées, et le début de l'empreinte du fichier. Le contenu des lignes n'y est pas ; chaque objet écrit laisse sa propre ligne de journal, comme s'il avait été saisi à l'écran.

Ce que l'app ne fait pas#

• Elle ne supprime rien par import : une ligne absente du fichier n'est pas retirée.
• Elle n'importe pas d'autres objets que ces cinq-là (pas les politiques, les incidents, le personnel ni les preuves).
• Elle ne lit ni CSV, ni fichier d'un autre format.